Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные документы при увольнении в 2023 году: руководство для работодателей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.
Какие документы работодатель обязан выдавать при увольнении в 2023 году
Существует список обязательных документов, которые несут важные сведения как для самого уволенного, так и его будущего работодателя. Перечень документов при увольнении от работодателя в 2022 и 2023 годах между собой существенно отличается. Однако изменения коснулись лишь названия выдаваемых форм, но не их назначения.
| Назначение документа | Было в 2022 году | Стало с 2023 года |
|
Трудовая книжка |
Бумажный экземпляр или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р) | |
| Сведения о доходах в месяце увольнения | Расчетный лист после окончательного расчета, содержащий сведения о всех начислениях и удержаниях (ст. 136, 140 ТК РФ) | |
| Сведения для расчета пособия по нетрудоспособности |
Справка 182н |
— |
| Сведения о застрахованном лице | Выписка из СЗВ-М за последний месяц работы | Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за месяц увольнения |
| Сведения о взносах | Копия раздела 3 формы РСВ за последний квартал работы | |
| Сведения о стаже | Выписка из СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения | Выписка из формы ЕФC-1 за год увольнения (подраздел 1.2 раздела 1) |
Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот
Если у вас КЭДО, учитывайте при увольнении следующее:
- Выдавайте электронные документы только в том случае, если на в вашей организации введен КЭДО, и сотрудник письменно согласился на его использование. В ЛНА должен быть зафиксирован способ выдачи, например, через систему работодателя или портал «Работа России»
- Все электронные документы должны быть подписаны ЭЦП работодателя, чтобы иметь юридическую силу
- Бумажную трудовую книжку, СТД-Р нельзя выдавать в электронном виде, за исключением случая, когда работник указал именно этот способ получения в заявлении
- Приказ об увольнении также нельзя выдавать в электронном виде. Однако сотрудник может быть ознакомлен с ним в электронно. Работодателю необходимо отправить бумажную копию приказа почтой в течение 3 рабочих дней после его издания или выдать его на руки.
Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями
|
Какие документы были выданы в 2022 году |
Какие документы будут выдавать в 2023 году |
Документ, утвердивший форму 2023 года |
Что изменилось |
|
Обязательно |
|||
|
Бумажная тетрадь для тех, кто сохранил бумажную версию |
Бумажная рабочая тетрадь для сотрудников, которые ведут бумажную версию книжки |
По существующей форме (фактически). |
Без изменений |
|
Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива |
Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива |
Утверждена приложением № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н |
Без изменений |
|
Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год) |
Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год) |
Утверждены приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@ |
С 2023 года используется новая форма. |
|
Выписка из СЗВ-СТАЖ (год) |
Выдержка из EFS-1. Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» в пункте 1. |
УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п. |
Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года она стала частью единой формы ЭФС-1. По сути, он не изменился. |
|
Выписка из СЗВ-М (последний месяц) |
Выписка из персонифицированной информации о физических лицах |
Утверждены приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@ в приложении № 2. |
Форма снова утверждена. |
|
Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров |
Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров |
Разные. |
Без изменений |
|
Платежная квитанция |
Расчетный лист за последний месяц (или рабочий период месяца) |
По форме утвержденной и заявленной в компании. |
Без изменений |
|
Трудовой сертификат на 2 года по форме 182н |
Отменено с 2023 г |
||
|
Справка о доходах на физическое лицо (бывшая Форма 2-НДФЛ, с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ) Примечание. См раздел о запросе работника. |
Выдается по запросу |
||
|
По желанию работника |
|||
|
Справка о доходах работников и НДФЛ по форме приложения 1 для расчета 6-НДФЛ (ранее 2-НДФЛ) |
Утвержден в составе 6-НДФЛ приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЭД-7-11/881@ |
Выдается надежно. |
|
|
Справка о среднем заработке для службы занятости |
Справка о среднем заработке для службы занятости |
Форма аттестации утверждена региональными центрами занятости. По Москве: Приложение 1 к приказу ДЦЗН по городу Москве от 24.12.2018 № 1721 |
Без изменений |
|
Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах |
Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах |
По формам, используемым в организации |
Без изменений |
|
Плюс |
|||
|
Выписка из формы ДСВ-3 за окончание квартала, переведенных вкладов в накопительную часть пенсии. |
Выдержка из EFS-1. Абзац третий «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечисляются дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачивается взнос работодателя» |
УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п. |
Форма ДСВ-3 включена в единую форму отчетности ЭФС-1, которая направляется в Соцфонд России |
Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?
Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:
- трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
- справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
- справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.
Что должен получить сотрудник при увольнении?
Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:
- трудовую книжку;
- информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
- также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.
В частности, к ним относятся:
- приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
- дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
- также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
- решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
- медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
- приказ об увольнении.
Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?
Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:
- трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
- справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
- справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.
Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы
На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:
1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:
— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.
Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.
Требования к справке о зарплате
Любая справка с места работы при увольнении заверяется в порядке, установленном в организации, при наличии печати — печатью работодателя. Это необходимо во избежание споров и разбирательств в суде. Существует утвержденная Приказом Минтруда № 182н форма, содержащая информацию о зарплате за последние два года.
Данный документ заполняется на компьютере или в рукописной форме. Заполняя текст от руки, нужно использовать чернила черного или синего цвета. Буквы прописываются без возможности двойного толкования прочтения написанного. Исправления недопустимы. Вся нужная информация берется из документов бухгалтерии или официальных отчетов. Если информация, изложенная в официальной бумаге, будет недостоверной, учреждение будет оштрафовано.
Документ понадобится, чтобы установить человеку пособие и гарантированные меры социальной поддержки (выплаты по больничному листу, беременности и родам, по уходу за малышами до полутора лет).
Как сформировать комплект документов при увольнении в 1С ЗУП 3.1 (редакция 3.1.24.408)
При увольнении сотруднику необходимо выдать определенный комплект документов, выписок из отчетов. В 2023 году такой пакет документов несколько видоизменился, так как в законодательство внесли много правок, связанных в том числе и с новыми формами отчетов. Давайте разберёмся что изменилось, а что осталось прежним.
-
справку 182н
Ранее справка по форме 182-Н, содержала сведения по заработку за два предшествующих года. Теперь сведения о доходах за два года сотруднику не требуются, так как информация о совокупном доходе для расчета больничных будет поступать не от работодателя, а напрямую от СФР.
-
Выписка из СЗВ-М
С 2023г отменили сам отчет СЗВ-М, следовательно, и выписку теперь не следует выдавать.
-
СЗВ-СТАЖ
Аналогично СЗВ-М.
Выдаются с 2023г:
Обязательные в день увольнения:
- Трудовая книжка или электронная форма СТД-Р
Справки о размерах заработной платы
Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.
Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.
Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.
Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:
- собственно зарплату;
- премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
- доплаты и надбавки;
- комиссионные;
- «тринадцатую зарплату».
Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ
Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:
- по нетрудоспособности в случае болезни;
- по беременности и родам;
- в декрете по уходу за малышом.
Требуется привести:
- информацию о данном юридическом лице;
- сведения о самом сотруднике;
- размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
- число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).
Написание заявление в начале месяца
Еще один момент при увольнении пенсионера, это дата расторжения трудового договора. Зачастую, граждане при увольнении указывают первые числа месяца. Но никто и не задумывается от том, что может потерять. Поскольку, пенсии неработающих граждан пожилого возраста подлежат индексации, то, как только пенсионер приобретает статус безработного, то пенсия его должна стать выше.
Только, вот безработным он считается со следующей даты после увольнения. Помимо, этого существует отчетность работодателей перед органами Пенсионного фонда РФ. Так, например, если работник пишет заявление об увольнении при выходе на пенсию с 01.03.22, то в отчетности в ПФР работодатель не будет учитывать данного работника только в апреле 2022 года, потому что еще в марте человек являлся сотрудником предприятия.
В связи с этими данными, индексация пенсии пожилому гражданину будет произведена только через 2 месяца, не раньше. Но, если поступить грамотно и написать заявление об увольнении по тем же основаниям с 28.02.2022, то уже с 01.03.22 гражданин приобретает статус безработного, и перерасчет пенсии в сторону увеличения будет произведен раньше. По крайней мере, на месяц быстрее, это точно.
Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы
На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:
1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
Образец заявления на предоставление справки 2-НДФЛ
Вот мы и подошли к самой главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ хоть и довольно простой, но имеет некоторые нюансы, на которые стоит поставить акценты. Воспользовавшись нашими рекомендациями, и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда сформируете нужное вам заявление.
Сначала в документе оформляется «шапка»:
- полное название организации, в которой вы трудитесь;
- должность и ФИО директора (или иного сотрудника, на имя которого у вас полагается писать такие заявления);
- свою должность, название отдела, к которому вы прикреплены и ФИО;
- подробные паспортные данные (по мере необходимости);
- свой номер телефона (для связи).
Затем, ниже, посередине строки, напишите слово «Заявление». После этого можно переходить собственно к просьбе о выдаче справки. Здесь надо указать:
- за какой период вам требуется документ и сколько экземпляров нужно;
- желательно ссылку на норму закона, в которой прописана обязанность работодателя по предоставлению таких справок — в данном случае это статья 62 ТК РФ;
- место назначения справки вписывать не обязательно – отсутствие такой информации не повод для работодателя для отказа в выдаче документа.
Если у вас есть какие-то дополнительные бумаги, которые вы хотите присовокупить к заявлению, укажите данные о них в бланке отдельным пунктом.
В заключение заявление подпишите и датируйте.